공문서 작성법 초보편

사회생활을 하다 보면 문서로 작성해야 하는 일이 많습니다. 그런데 이런 공적인 문서를 작성하는 것은 별도의 작성법이 따로 있습니다. 문서 작성만 잘 해도 조직생활은 잘 할 수 있지 않을까? 하는 생각입니다. 따라서 공문서 작성법 배워둬야겠습니다.

 

 

『목차』

 

■공문서란?

 

■작성방법

 

■공문서 작성 기준

 

■문서 작성의 일반 원칙

 

 

 

 

 

 

 

◎ 공문서란? ◎

 

 

공문서란 공공기관, 회사 등에서 업무의 필요성에 의해 작성하여 발송, 수신하는 공식적인 문서를 뜻합니다. 회사에서 주료 업무협조의 목적으로 사용하는 것이 일반적이죠. 공문은 작성한 기관을 대표하는 공식적인 문서인만큼 외부 접수 공문과 대외 발송 공문을 체계적으로 관리할 필요성이 있습니다.

 

 

공문서 구성항목은 문서번호, 시행일자, 수신인, 참조인, 처리부서, 담당자, 공문제목, 공문내용입니다. 공문서의 대표격인 기안문과 시행문은 크게 두문, 본문, 결문으로 구성되고 두문과 결문은 양식대로 채워쓰면 될 것이고 본문은 공문서 작성법을 알고 써야겠습니다.

 

『공문서의 의미』

회사나 공공기관에서 내부적, 대외적으로 작성한 공식문서

공문서의 구성항목 중 내용은 공문서 작성법을 참고할 것

 

 

 

 

 

 

◎ 작성 방법 ◎

 

 

공문서 작성법의 기본은 문서의 목적을 아는 것으로 시작합니다. 그리고 본문을 작성하기 위해 참고할 수 있는 자료를 수집해야 합니다. 그것은 행적적 관례, 참고 문헌, 관계 법령일 수 있습니다. 충분한 사전 조사가 있어야 목적에 맞는 공문서를 작성할 수 있습니다.

 

 

공문서 작성법의 기본 원칙은 첫번째 정확할 것! 육하원칙에 따라 전달하고자 하는 내용 명확하게 표현해야 합니다. 두번째 누구든지 읽고 이해할 수 있도록 적어야 합니다. 어려운 한자보단 쉬운 말을 우선해야 합니다. 세번째 내용은 간결해야 하고, 네번째 용지나 서식을 통일해야 합니다.

 

『작성시 유의사항』

문서의 목적에 맞춰 충분한 사전조사를 할 것

정확하게, 쉽게, 간결하게, 용지나 서식을 통일하여 작성할 것

 

 

◎ 공문서 작성 기준 ◎

 

 

공문서 작성시에 숫자는 아라비아로 작성해야 합니다. 날짜는 숫자로 표기하되 연, 월, 일의 글자는 생략하고 그 자리를 마침표로 대신합니다. 시간은 24시각제에 따라 숫자로 쓰고 시, 분의 골자는 생략한 채 쌍점을 넣습니다. 즉 오후 3시 30분이라면 15:30 으로 적습니다. 금액 역시 아라비아로 쓰고 숫자 다음 괄호 안에 한글로 적습니다.

 

 

항목을 구분할 때도 공문서 작성법이 따로 존재합니다. 문서의 내용이 둘 이상의 항목으로 구분할 때 그 항목을 순서대로 쓰는 기준이 있습니다. 첫째 항목은 1., 2., 3., ... 으로 표시하고 이후는 가., 나., 다., - 1), 2), 3) - 가), 나), 다) - (1), (2), (3) 이렇게 적어 내려갑니다.

 

『작성시 준수사항(1)』

숫자는 아라비아로 작성하고 시간은 24시각제로 표시할 것

항목을 구분할 때 정해진 규칙대로 사용할 것

 

 

첫째 항목기호는 왼쪽 처음부터 띄어쓰기를 하지 않고 바로 적습니다. 둘째 항목부터는 오른쪽으로 2타씩 띄어 적습니다. 항목이 한 줄 이상이라면 항목의 첫글자를 동일한 위치에 정렬해야 합니다. 항목기호와 그 항목 내용 사이는 1타를 띄우고, 항목이 하나만 있다면 기호를 사용하지 않습니다.

 

 

로고(상징)는 문서 상단 기업명 표시줄의 왼쪽 끝에 2*2cm 내로 표시합니다. 홍보문구가 있다면 기관면 바로 아래 표시할 수 있습니다. 첨부물의 표시는 본문이 끝난 줄 다음에 붙임 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 적는데 첨부물이 2가지 이상이라면 항목을 구분합니다.

 

 

문서의 끝을 반드시 표시해줘야 하는데, 본문 내용 마지막 글자에서 한 글자(2타)를 띄우고 끝이라고 적습니다. 첨부물이 있다면 역시 마지막 글자에서 2타 띄운 후 끝을 표시합니다. 만약 본문이나 붙임 표시물이 오른쪽 끝까지 갔다면 왼쪽 한계선에서 2타 띄우고 끝을 적습니다. 표로 끝나도 다음 줄 2타 띄우고 끝을 적으면 됩니다.

 

『작성시 준수사항(2)』

첫번째 항목은 왼쪽 처음부터, 둘째 항목부터 2타씩 띄어 적을 것

첨부물의 표시는 본문 끝난 후 명칭과 수량을 적을 것

문서의 끝엔 2타 띄우고 끝이라고 적을 것

 

 

◎ 문서 작성의 일반 원칙 ◎

 

 

공문서 작성법에 대해 행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 7조는 일반원칙을 정하고 있습니다. 문서는 한글로 작성하되 정확한 전달이 필요할 경우 괄호 안에 한자나 그 밖의 외국어를 적고 가로로 씁니다. 문서에 음성정보, 영상정보 등이 수록되거나 연계된 바코드 등을 표기할 수 있습니다.

 

 

문서 작성의 용지는 특별한 사유가 없다면 가로 210 밀리미터, 세로 297 밀리미터의 직사각형 용지를 기본으로 합니다. 규정한 사항 외에 문서 작성에 필요한 사항이 있다면 이는 행정안전부령을 참고하면 됩니다.

 

『작성의 일반원칙』

문서는 한글을 기본으로 해서 방향은 가로로 적을 것

용지는 A4용지가 기본

 

 

 

 

 

 

 

 

 

오늘은 어렵게만 느껴지는 공문서 작성법에 대해 살펴보았습니다. 공문서인만큼 규정과 시행규칙이 있어서 명확하게 기준을 알고 정확하게 작성할 수 있습니다. 하루 아침에 익숙해지는 것은 아닌만큼 꾸준히 연습할 경우 공문서 어렵지 않게 작성할 수 있을 것입니다.